O Fim da Contagem Anual? Estratégias Inteligentes para a Gestão de Estoque

 

A contagem física anual de estoque, outrora a norma, tem se mostrado cada vez mais inadequada na era da gestão de estoque moderna. Apesar de ainda ser uma prática comum em muitas empresas, especialistas apontam para suas desvantagens e ineficiências.

Os Problemas da Contagem Anual:

• Erros: A contagem anual é suscetível a erros, seja por embalagens confusas, cansaço da equipe ou falta de atenção.
• Interrupção: A contagem anual exige a interrupção das operações da empresa, causando prejuízos e transtornos.
• Ineficiência: A contagem anual fornece apenas um retrato estático do estoque, sem levar em conta as flutuações e movimentações ao longo do ano.
• Custos: A contagem anual envolve custos de pessoal, tempo e recursos, além dos prejuízos causados pela interrupção das operações.

Estratégias para Melhorar a Contagem Anual (Enquanto Ela Durar):

• Organização: Um armazém limpo e organizado é fundamental para uma contagem precisa.
• Contagem Antecipada: Contar itens de baixa rotatividade com antecedência pode agilizar o processo.
• Interrupção das Vendas: Interromper as vendas na véspera da contagem evita erros e discrepâncias.
• Equipes Preparadas: Monte equipes de contagem experientes e bem treinadas com antecedência.

A Alternativa: Contagem Cíclica:

A contagem cíclica, que consiste em contar o estoque em intervalos regulares ao longo do ano, é uma alternativa mais eficiente e precisa. Ela permite:

• Identificar Problemas: A contagem cíclica permite identificar problemas de estoque, como perdas, extravios ou obsolescência, de forma mais rápida.
• Melhorar a Precisão: A contagem cíclica, por ser realizada em intervalos menores, permite manter o estoque sempre atualizado e preciso.
• Reduzir Custos: A contagem cíclica reduz custos e interrupções, pois não exige a paralisação total da empresa.
• Otimizar a Gestão: A contagem cíclica fornece dados mais precisos para a gestão de estoque, permitindo tomar decisões mais assertivas.

Convencendo a Mudança:

A transição da contagem anual para a contagem cíclica pode encontrar resistência, principalmente por parte de contadores e auditores. É importante apresentar os benefícios da contagem cíclica, como a maior precisão e a redução de custos, e mostrar que ela atende às exigências contábeis.

Dicas para uma Contagem Cíclica Eficaz:

• Equipes: Forme duplas com um funcionário experiente e um novato para realizar a contagem.
• Método: A pessoa experiente conta os itens, enquanto o novato registra.
• Contagem: Conte da prateleira para a folha de registro, e não o contrário.
• Unidades: Analise a variação por unidades, e não apenas o valor monetário.

Conclusão:

A contagem física anual está se tornando obsoleta e ineficiente. A contagem cíclica é uma alternativa mais moderna e eficaz, que permite manter o estoque sempre atualizado e preciso, além de reduzir custos e interrupções. A transição para a contagem cíclica pode ser um desafio, mas os benefícios a longo prazo compensam o esforço.

Lembre-se: A gestão de estoque eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Adotar estratégias inteligentes, como a contagem cíclica, é essencial para otimizar o estoque, reduzir custos e melhorar a tomada de decisão.

Sistemas de gestão de estoque

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

São sistemas completos que integram diversas áreas da empresa, incluindo a gestão de estoque. Eles oferecem funcionalidades como controle de entradas e saídas, rastreamento de produtos, geração de relatórios e integração com outras áreas da empresa, como vendas e compras. Alguns exemplos de ERPs populares são SAP, Oracle e Totvs.

Sistemas WMS (Warehouse Management System)

São sistemas focados na gestão de armazéns e centros de distribuição. Eles oferecem funcionalidades como otimização de espaço, controle de picking e packing, gerenciamento de endereçamento e rastreamento de produtos em tempo real. Alguns exemplos de WMS são Manhattan Associates, HighJump e Infor.

Sistemas de controle de estoque online

São sistemas mais simples e acessíveis, ideais para pequenas e médias empresas. Eles oferecem funcionalidades básicas como controle de entradas e saídas, inventário e geração de relatórios. Alguns exemplos de sistemas online são Bling, Conta Azul e Tiny ERP.

Planilhas eletrônicas

São a opção mais básica e acessível, ideal para empresas com baixo volume de estoque e orçamento limitado. O Excel e o Google Sheets são exemplos de planilhas eletrônicas que podem ser utilizadas para controlar o estoque de forma manual.

Outras ferramentas

Coletores de dados

São dispositivos portáteis que facilitam a captura de dados de produtos, como códigos de barras e informações de inventário. Eles agilizam processos como recebimento de mercadorias, contagem de estoque e expedição de pedidos.

Leitores de código de barras

São dispositivos que leem códigos de barras e QR codes, agilizando a identificação de produtos e a captura de dados.

Software de inventário

São softwares específicos para a realização de inventários, que podem ser integrados a coletores de dados e outros sistemas de gestão.

Dicas

Analise suas necessidades

Antes de escolher um sistema, analise as necessidades específicas do seu negócio e defina quais funcionalidades são importantes.

Compare as opções

Pesquise e compare diferentes sistemas e ferramentas, levando em consideração funcionalidades, preço, facilidade de uso e suporte técnico.

Experimente

Muitos sistemas oferecem versões de teste gratuitas ou demos, o que permite experimentar o sistema antes de tomar uma decisão.

Treine sua equipe

Certifique-se de que sua equipe esteja treinada para utilizar o sistema ou ferramenta escolhida de forma eficiente.